Obecny rok przyniósł wiele zmian w rozliczaniu podatku VAT. Zmiany te w dużej mierze dotyczyły także samych faktur - zasad ich wystawiania oraz sposobu korygowania.

Kolejna duża zmiana, która obejmie zasady wystawiania faktur, ma wejść w życie od stycznia 2022 roku, choć w założeniu miała funkcjonować już od 1 października 2021 r. Mowa tutaj o nowelizacji ustawy o VAT wprowadzającej możliwość wystawiania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego System e-Faktur (KSeF) tzw. faktur ustrukturyzowanych, jako jednych z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W nowych przepisach faktura ustrukturyzowana będzie występować, jako forma faktury elektronicznej.

Przejście na faktury ustrukturyzowane to niewątpliwe swego rodzaju rewolucja w procesie fakturowania.

Ich wdrożenie wymaga przeprowadzenia poważnych zmian w systemach informatycznych i dostosowania wewnętrznych procedur. Dlatego też w pierwszym roku będą to rozwiązania dobrowolne. Natomiast z nieoficjalnych informacji Ministerstwa Finansów wynika, że od 2023 roku korzystanie z faktur ustrukturyzowanych i Krajowego Systemu e-Faktur, będzie już  obligatoryjne.

W założeniu KSeF ma ułatwić przedsiębiorcom funkcjonowanie w coraz to bardziej zawiłej rzeczywistości gospodarczej. Uważa się również, że jest to następny krok na drodze cyfryzacji rozliczeń podatkowych, która stopniowo dokonuje się w administracji skarbowej w całej Unii Europejskiej. Nie da się jednak nie zauważyć, że w praktyce będzie to także po prostu kolejne narzędzie kontroli nad dokonywanymi rozliczeniami i odprowadzaniem podatków w prawidłowej wysokości. Rząd będzie miał lepszą i szybszą kontrolę nad tym, co dzieje się u przedsiębiorców i skuteczniej będzie mógł przeciwdziałać oszustwom podatkowym. W konsekwencji z pewnością wpłynie to na wzrost dochodów do budżetu państwa.

Zauważmy, że najpierw Ministerstwo Finansów wprowadziło płacenie za niektóre faktury metodą podzielonej płatności. Zobligowało to przedsiębiorców do zakładania specjalnych, wydzielonych rachunków, na których odkładany jest sam podatek VAT. Kolejną ważną zmianą było wprowadzenie jednolitych plików kontrolnych, dzięki którym firmy wysyłają co miesiąc informację o każdej wystawionej i otrzymanej fakturze. Na uwagę zasługuje także narzędzie, które co do zasady ma pomagać przedsiębiorcom skutecznie i szybko weryfikować swoich kontrahentów, czyli prowadzona w postaci elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, tzw. biała lista podatników VAT.

Przekazywanie całych faktur, które zanim trafią do kontrahenta, będą musiały przejść przez rządowy serwer, stanie się kolejnym narzędziem kontroli stosowanym przez rząd.

Warto także wskazać, że obecnie tylko trzy kraje w Europie zaimplementowały taki system kontroli przedsiębiorców. Podobne rozwiązania funkcjonują bowiem we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii, zaś Francja jest na etapie przygotowywania się do wprowadzenia takiego systemu.

Jak ten system ma funkcjonować w Polsce? Mianowicie, Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma za zadanie skupiać wszystkie e-faktury, jakie będą wystawiane przez przedsiębiorców. Faktury te mają być przekazywane poprzez ministerialną platformę, na której każdy podatnik będzie posiadać osobiste konto do celów podatkowych. Obsługa tego konta będzie możliwa z wykorzystaniem komputera, jak i każdego innego urządzenia mobilnego. Logując się do konta, każdy przedsiębiorca będzie miał podgląd zarówno do wszystkich wystawionych e-faktur, jak i tych otrzymanych od swoich kontrahentów – kontrahentów którzy podobnie jak on, zdecydowali się przekazać je przez platformę.

Zaczynając jednak od samego początku, czyli od podstawowych informacji związanych z pojęciem samej faktury zauważmy, że wystawianie faktur elektronicznych oraz przesyłanie ich za pomocą elektronicznych środków przekazu jest już w obecnych czasach standardem. Przepis art. 2 pkt 32 w zw. z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT definiując pojęcie faktury elektronicznej wskazuje, że jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak widać ustawodawca nie narzuca podatnikowi formatu wystawienia faktury. Wskazane w wyżej wymienionym przepisie określenie dowolny oznacza bowiem tyle, co zależny od woli wystawiającego, nieskrępowany żadnymi obwarowaniami. Faktury mogą być zatem przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Nowelizacja ustawy o VAT w art. 2 wprowadzi pkt 32a, który będzie zawierał definicję faktury ustrukturyzowanej. Przez fakturę ustrukturyzowaną będzie się rozumieć fakturę elektroniczną wystawioną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Jak widać, definicja faktury ustrukturyzowanej sprawi, że będzie się ona mieścić w zakresie znaczeniowym faktury elektronicznej.

Z kolei sam KSeF stanowić ma system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Możliwość wystawienia faktury elektronicznej poprzez indywidualne konto w KSeF  będzie miał każdy podatnik. Przedsiębiorcy będą sporządzać faktury ustrukturyzowane poprzez systemy finansowo-księgowe według udostępnionego przez Ministerstwo Finansów wzoru, a następnie będą one przesyłane do KSeF poprzez interfejs oprogramowania aplikacji. Mikroprzedsiębiorcy mają mieć również dostęp zmodyfikowanej aplikacji webowej e-Mikrofirma.

Dostęp do KSeF będzie możliwy po uwierzytelnieniu się przez osobę upoważnioną do korzystania z systemu. Uwierzytelnienie będzie następowało za pomocą podpisu elektronicznego bądź za pomocą ePUAP.

Po pomyślnym zalogowaniu się do systemu, podatnik lub osoba uprawniona będzie mieć dostęp do wszystkich przesłanych przez siebie dokumentów w formacie xml lub przekonwertowanych do formatu PDF. Przewidziana jest również możliwość nadania pracownikowi lub innemu podmiotowi uprawnień jedynie do dostępu do faktur  ustrukturyzowanych. Na przykład po nadaniu takiego dostępu pracownikowi zajmującemu się księgowością firmy, będzie on miał możliwość pobrania i rozliczenia faktur, ale bez możliwości ich wystawiania.

Co ważne, Ministerstwo Finansów, aby umożliwić przedsiębiorcom dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanych zmian, opublikowało roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT). Jest ona udostępniona na stronie Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur, jak również na stronie podatki.gov.pl. Udostępniony został także zestaw przykładowych plików e-Faktury, dzięki którym można zapoznać się ze sposobem wypełnienia struktury w określonych przypadkach.

Warto także zaznaczyć, że każda faktura ustrukturyzowana będzie miała nadany numer identyfikujący dany dokument, który będzie numerem systemowym z oznaczeniem daty i czasu. Przy czym ważne jest, aby numeru tego nie utożsamiać z nadanym przez podatnika numerem stanowiący element faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Będą to bowiem dwa odrębne numery.

Faktura ustrukturyzowana uznawana będzie za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Natomiast w dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru ją identyfikującego, będzie ona uznawana za otrzymaną.

Przy czym samo otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur będzie jeszcze wymagać akceptacji ze strony odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. Ważne jest także to, że brak akceptacji nabywcy co do stosowania KSeF nie będzie oznaczać, że podatnik nie może wystawić faktury ustrukturyzowanej. Wystawca zachowa bowiem prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, jednak jak wskazuje nowelizacja ustawy o VAT, niezbędne będzie uzgodnienie przez strony innej formy przesłania faktury, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy, tj. numer identyfikacji w systemie KSeF.

Ministerstwo Finansów, w uzasadnieniu do projektu ustawy wskazało, że takie rozwiązanie pozwoli wystawcy faktury na skorzystanie z prawa do przewidzianych w ustawie preferencji podatkowych. Wskazać bowiem należy, że z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych mają się wiązać określone korzyści.

System zachęt, jaki został przewidziany dla podatników, którzy zdecydują się już w 2022 roku korzystać z faktur ustrukturyzowanych, to przede wszystkim:

• stały dostęp do wszystkich faktur, tj. 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu na koncie przedsiębiorcy będą widoczne wszystkie faktury i będzie on miał każdorazowo możliwość wglądu w ich treść,
• brak konieczności samodzielnego przechowywania faktur, ponieważ co do zasady będą one przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• przyspieszenie procesu obiegu faktur, ponieważ dzięki KSeF samo wystawianie, jak i doręczanie faktur będzie odbywało się zdecydowanie szybciej,
• wyeliminowanie błędów, w tym błędów ludzkich związanych np. z pominięciem niektórych elementów faktury czy też niezbędnych informacji,
• brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA (tj. struktury JPK dla faktur VAT) na żądanie organów podatkowych, w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane,
• zdecydowanie krótszy czas obiegu informacji i dokumentów, co będzie szczególnie ważne w przypadku ewentualnych kontroli lub czynności sprawdzających. Poprzez KSeF organ otrzyma bowiem natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów.

Jednak taką realną korzyścią dla podatników, którzy zdecydują się korzystać z faktur ustrukturyzowanych, ma być skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni. Przy czym preferencja ta będzie obwarowana szeregiem dodatkowych warunków.

Skrócenie tego terminu będzie bowiem możliwe, jeżeli podatnik wystawi w danym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Ważne jest także, aby przez 12 kolejnych miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, przedsiębiorca był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje oraz posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, który figuruje na tzw. białej liście podatników VAT. Co więcej, kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji podatkowej do zwrotu w analizowanym okresie nie może przekroczyć 3000 zł.

Z przyspieszonego zwrotu podatku VAT nie skorzystają więc z całą pewnością nowi podatnicy, w pierwszych 12 miesiącach swojej działalności.

Natomiast przedsiębiorcy spełniający powyższe warunki do skorzystania z omówionej preferencji, w celu uzyskania zwrotu w terminie 40 dni będą zaznaczali odpowiednie pole w składanym JPK_VAT z deklaracją ze wskazaniem, że występują z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni. Przy czym należy pamiętać, że w przypadku, gdy zasadność zwrotu podatku VAT wymagać będzie dodatkowego zweryfikowania przez organ podatkowy, termin zwrotu może zostać przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia danego podatnika.

Końcowo warto jeszcze zwrócić uwagę na jedno, dość istotne ułatwienie, jakie zostało przewidziane dla podatników stosujących faktury ustrukturyzowane. Mianowicie, gdy podatnik będzie wystawiał faktury korygujące w formacie ustrukturyzowanym, nie będą go obowiązywały obecne wymogi dotyczące rozliczania faktur korygujących „in minus".

Nowelizacja ustawy o VAT wskazuje bowiem, że jeśli faktura korygująca „in minus" zostanie wystawiona w formie ustrukturyzowanej, to w takim przypadku zarówno nabywca, jak i sprzedawca nie będą musieli posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Wynika to z faktu, że system KSeF będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej przez kontrahenta. Przedsiębiorca będzie mógł zatem pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku VAT należnego już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Również nabywca będzie mógł obniżyć podatek VAT naliczony już z chwilą otrzymania faktury korygującej wystawionej w KSeF, o ile wyrazi on zgodę na takie otrzymanie faktury. Nie będzie musiał na tę okoliczności spełnić żadnych dodatkowych warunków.

W przeciwnym razie, to znaczy jeżeli nabywca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej, to dla rozliczenia korekty in minus będzie on musiał zastosować zasady przewidziane w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. 

Warto także wspomnieć, że do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania zasady określone w art. 106l ustawy o VAT, dotyczące zasad wystawiania duplikatów faktur. Wynika to z faktu, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie, a więc jeżeli faktura zostanie wystawiona za pośrednictwem KSeF, to nie będzie ryzyka jej zgubienia czy zniszczenia, co implikowałoby konieczność wystawienia duplikatu takiej faktury.

Nie będzie także możliwości wystawiania i przesyłania przez KSeF faktur VAT RR dla rolników ryczałtowych oraz not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do wystawionych już wcześniej faktur ustrukturyzowanych. Wynika to przede wszystkim z samej specyfiki not korygujących i z faktu, iż wymagają one akceptacji ze strony odbiorcy. W związku z tym noty korygujące do faktur ustrukturyzowanych będą wystawiane i otrzymywane poza KSeF, na dotychczasowych zasadach, a więc zgodnie z art. 106k ust.
1-4 ustawy o VAT.

Niewątpliwie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą pewne korzyści dla przedsiębiorców. Jednakże dla wielu oznacza on z pewnością przede wszystkim spore zmiany, jakie będą musieli wprowadzić w prowadzonej przez siebie działalności.

Wiele firm przyzwyczajonych jest już do papierowej faktury i klasycznej księgowości. Natomiast korzystanie z systemu faktur ustrukturyzowanych wymagać będzie od przedsiębiorców korzystających z tradycyjnych rozwiązań znaczącego zinformatyzowania dotychczasowej księgowości. Będą oni musieli odpowiednio dostosować swoje systemy, tak aby umożliwić automatyczny odbiór e-faktur i ich księgowanie, co niewątpliwie wiąże się z dodatkową pracą, jak również z dodatkowymi wydatkami. Wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie  faktur ustrukturyzowanych w firmach wiąże się także z koniecznością przeprowadzenia odpowiednich testów, analiz itp. Natomiast z założenia obowiązkowy KSeF ma zostać wprowadzony w ciągu zaledwie jednego roku. Dlatego też prawidłowe przygotowanie się do prowadzenia działalności gospodarczej w nowych warunkach może być trudne szczególnie w dużych firmach, w których funkcjonuje wiele systemów do fakturowania.

Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że jeżeli KSeF stanie się obowiązkowy, to będzie posiadał ogromną ilość użytkowników i będzie przetwarzał ogromne ilości faktur.

Nieuniknione będą zatem różnego rodzaju awarie systemu albo jego przeciążenie, skutkujące wystąpieniem różnego rodzaju nieprawidłowości i błędów związanych z procesem wystawiania faktur, które będą niezależne od podatników. Jest to niewątpliwie duża wada rozwiązania proponowanego przez Ministerstwo Finansów. Z uwagi na to, w nowelizacji ustawy powinno zostać – niestety nie zostało – precyzyjnie określone, kto będzie odpowiadać za ewentualne błędy systemowe w sytuacji, gdy powstaną one przy wystawianiu i księgowaniu faktur nie z winy podatników.

W przypadku brak uregulowania odpowiedzialności z tego tytułu, dalece prawdopodobne jest, że zostanie ona przerzucona na przedsiębiorców powodując tym samym, że będą oni ponosić konsekwencje wadliwie działającego narzędzia, pomimo iż de facto sami nie przyczynią się do powstania tych nieprawidłowości.