Jedyną dopuszczalną formą zgłaszania, odwołania lub zmiany pełnomocnictwa jest forma dokumentu elektronicznego. Pełnomocnictwa ogólne są gromadzone w informatycznej bazie danych zwanej Centralnym Rejestrem Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO), o czym mowa w art. 138d § 4 o.p. Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z art. 138k o.p. Rozporządzeniem z dnia 24 stycznia 2017 r. (Dz.U. z 2017 r., poz. 200) do wykonywania zadań Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w zakresie prowadzenia Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych, Minister Rozwoju i Finansów upoważnił Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu.

Przyjmuje się, że pełnomocnictwo zostaje ustanowione, zmienione, odwołane lub wypowiedziane od momentu wpływu zgłoszenia o jego ustanowieniu, zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, do rejestru CRPO, o czym mowa w art. 138i § 1 o.p.

Dostęp do CRPO mają organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej, celem systematycznej weryfikacji aktualności pełnomocnictw. W praktyce oznacza to, że przed dokonaniem czynności procesowej pracownik organu podatkowego ma obowiązek sprawdzić aktualność pełnomocnictwa ujawnionego w CRPO. W razie potrzeby np. dla celów procesowych, przekazania sprawy do sądu, pracownik organu może sporządzić wydruk pełnomocnictwa ogólnego i dołączyć go do akt sprawy, z jednoczesnym potwierdzeniem jego zgodności z dokumentem elektronicznym.

Ustawodawca zaznaczył również, że wszelkie czynności związane ze zgłoszeniem pełnomocnictwa w centralnym rejestrze muszą odbywać się na określonym wzorze.

Wzór pełnomocnictwa ogólnego oraz wzór zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu określone zostały przez Ministra Finansów w rozporządzeniu z dnia 21 czerwca 2016 r. (Dz. U. 2016 , poz. 916).

Zatem jeżeli strona będzie chciała działać przez pełnomocnika ogólnego zobowiązana jest do złożenia pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu podatkowego. W przypadku zgłoszenia pełnomocnictwa, jego zmiany, odwołania lub wypowiedzenia ustnie do protokołu takie pełnomocnictwo musi być zgłoszone przez organ podatkowy za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Podatnicy, którzy będą chcieli ustanowić pełnomocnika ogólnego, zrobią to za pomocą nowej funkcjonalności na Portalu Podatkowym (PP) w części zalogowanej - zakładka „Pełnomocnictwa". Konto podatnika w PP stanowi bezpośredni kanał komunikacji z organami podatkowymi i umożliwia dostęp do własnych danych podatkowych, m.in. złożonych deklaracji i prowadzonych spraw. Rejestracja na portalu umożliwia nie tylko przesyłanie deklaracji bezpośrednio z własnego konta, ale także pozwala na elektroniczną komunikację z administracją podatkową dzięki składaniu i odbieraniu pism do administracji podatkowej. Szczegółowe informacje i instrukcje dotyczące zmian zawarte są w podręcznikach, opisujących działanie Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych.

Pełnomocnictwo ogólne, zgodnie z przepisami ustawy o opłacie skarbowej, nie podlega tej opłacie.

Na koniec stwierdzić należy, że ustanowienie osoby pełnomocnikiem ogólnym może też nastręczać trudności, bowiem osoby powołane tej funkcji nie maja wpływu na zakres ich umocowania. Może się tak zdarzyć, że sprawy, w których przyjdzie im reprezentować podatnika nie będą łatwe, czy też jasne dla pełnomocnika. Na przykład jeśli podatnik zataił pewne sprawy, nie dotrzymał terminów lub postanowił sam prowadzić swoje pozostałe sprawy, nie powiadamiając o tym pełnomocnika, to przyjmujący ten rodzaj pełnomocnictwa ponosi się za to pełną odpowiedzialność.

Ponadto, trzeba w tym miejscu wspomnieć, że pomimo ustanowienia pełnomocnika ogólnego podatnika, to jednak w niektórych czynnościach, przed organami podatkowymi musi wystąpić sam podatnik. Chodzi tu na przykład o konieczność zbadania sytuacji majątkowej lub rodzinnej samego podatnika, czy też złożenie zeznań w charakterze świadka. Oczywiście organ podatkowy na ręce pełnomocnika złoży pismo, w którym poinformuje o konieczności stawienia się samego podatnika w siedzibie organu podatkowego lub wskaże termin do złożenia wyjaśnień w formie oświadczenia, podpisanego przez podatnika, pod rygorem odpowiedzialności karnej. Osobiste uczestnictwo w postępowaniu podatkowym będzie niezwykle istotne przy zbieraniu materiału dowodowego w prowadzonym postępowaniu i korzystaniu z informacji znanych jedynie samemu podatnikowi tzw. oświadczenie „wiedzy”.

Konieczność osobistego uczestnictwa podatnika będzie również miało miejsce wtedy kiedy trzeba będzie podpisać deklarację, gdyż jak wspomniano powyżej, pełnomocnictwo ogólne nie uprawnia do podpisania deklaracji. Aby pełnomocnik mógł dokonać takiej czynności w imieniu podatnika niezbędne jest posiadanie przez niego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji, o którym mowa w art. 80a o.p.