Jak wynika z dodanego z dniem 1 stycznia 2016 r. art. 138f § 1 o.p. - jeżeli strona nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, a zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej, bez względu na okres przebywania poza terytorium kraju, a także nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania, ma obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń na terenie kraju (tj. Rzeczypospolitej Polskiej).

Do 31 grudnia 2015 r. obowiązek ustanawiania pełnomocnika do spraw doręczeń obciążał strony w razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy – zob. art. 147 § 1 o.p.

W tym miejscu trzeba przytoczyć obowiązującą definicję tj. miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu (art. 25 K.c.). Istotne są tu dwa elementy, które muszą wystąpić łącznie: fizyczne przebywanie w danej miejscowości i zamiar, wola stałego pobytu. Nie wystarczy zatem ani samo zamieszkiwanie w sensie fizycznym, jednak bez zamiaru stałego pobytu, choćby zamieszkiwanie trwało przez dłuższy czas, ani sam zamiar stałego pobytu w danej miejscowości, niepołączony z przebywaniem w tej miejscowości. Samo zameldowanie nie przesądza o miejscu zamieszkania, choć niejednokrotnie stanowić będzie cenną wskazówkę przy ocenie istnienia przesłanej miejsca zamieszkania (zob. Komentarz do art. 25 k.c., w: E. Michniewicz-Broda, P. Księżak, M. Pyziak-Szafnicka, B. Giesen, W. J. Katner, B. Lewaszkiewicz-Petrykowska, R. Majda, E. Michniewicz-Broda, T. Pajor, U. Promińska, W. Robaczyński, M. Serwahc, Z. Świderski, M. Wojewoda, Kodeks cywilny. Część ogólna. Komentarz, Lex 2009).

Pojęcie miejsca pobytu zwykłego nie znajduje w prawie krajowym definicji legalnej. Przyjmuje się, że zostało ono przyjęte z prawa unijnego i uzasadnione było dostosowaniem regulacji dotyczącej obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń do niektórych przepisów prawa unijnego (zob. Komentarz do art. 40k.p.a., w: M. Jaśkowska, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, Lex 2016).

W art. 13 dyrektywy 2006/112/WE, dla potrzeb podatku od wartości dodanej, zwykłe miejsce pobytu osoby fizycznej definiowane jest jako miejsce, w którym ta osoba fizyczna zazwyczaj mieszka ze względu na powiązania osobiste i zawodowe. W przypadku, gdy powiązania zawodowe istnieją w państwie innym niż państwo, w którym istnieją powiązania osobiste – lub gdy nie istnieją powiązania zawodowe – zwykłe miejsce pobytu określają powiązania osobiste wykazujące ścisłe związku danej osoby fizycznej z miejscem, w którym zamieszkuje (Ordynacja podatkowa. Komentarz (red. nauk. L. Etel), Lex 2017).

Niedopełnienie obowiązku ustanowienia takiego pełnomocnika do doręczeń, skutkuje uznawaniem pism za doręczone pod dotychczasowym adresem krajowym, zgodnie z art. 138f § 3 o.p. Do pełnomocnictwa do doręczeń stosuje się przepisy dotyczące pełnomocnictwa szczególnego. W przypadku ustanowienia więcej niż jednego pełnomocnika do reprezentowania, strona ma obowiązek wskazać jednego z nich jako pełnomocnika do spraw doręczeń – w przeciwnym wypadku organ podatkowy sam decyduje, któremu z nich doręczy pisma. Pełnomocnictwo do spraw doręczeń podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł, jeżeli zostało udzielone w formie pisemnej. Udzielenie pełnomocnictwa do doręczeń odbywa się na określonym przez Ministra Finansów, w rozporządzeniu z dnia 28 grudnia 2015 r,. wzorze (art. 138d § 3 o.p.).