Istota i zastosowanie e-dowodu (podpisu osobistego)

Wiąże się to z wdrożeniem tzw. „e-dowodu osobistego”. Dowód ten ma w zamierzeniu prawodawcy stanowić „krok milowy” we wdrażaniu i powszechnym wykorzystywaniu usług administracyjnych on-line. Dzięki tzw. warstwie elektronicznej tego dokumentu możliwa ma być – między innymi – szybsza rejestracja w jednostkach ochrony zdrowia (a także „uszczelnienie” systemu rozliczeń usług medycznych), uniknięcie kolejek w wydziałach spraw osobowych i komunikacji właściwych urzędów, a nawet sprawniejsza odprawa na lotniskach (dowody osobiste z warstwą elektroniczną funkcjonują już w Austrii, Belgii, Chorwacji, Portugalii, Estonii, Finlandii, Francji, Hiszpanii, Niemczech, Szwecji, Litwie, Węgrzech czy też we Włoszech - toteż odprawa z lotnisk znajdujących się w tych krajach już opera się na wdrażanej technologii).

Nowy e-dowód osobisty spełniać ma wymogi dla kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego określone w załączniku II do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, co oznacza, iż jego użycie będzie równoznaczne ze złożeniem podpisu.

Co jednak kluczowe z punktu widzenia ewentualnych postępowań administracyjnych, zgodnie z nową definicją dowodu (art. 10a ust. 3 znowelizowanej ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych[2]) umożliwiać on ma jego posiadaczowi: uwierzytelnianie w usługach online za pomocą profilu osobistego; składanie podpisu osobistego; oraz potwierdzanie obecności w określonym czasie i miejscu.

Opatrzenie danych podpisem osobistym (jak czytamy w nowym art. 12 d ustawy) wywoływać będzie, w stosunku do podmiotu publicznego, skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

W dużym uproszczeniu, funkcjonowanie w praktyce e-dowodu będzie opierało się na zastosowaniu czytnika, do którego obywatel będzie zbliżał dowód, wpisując następnie indywidualny kod PIN. Wiąże się to ze wspomnianą wyżej „warstwą elektroniczną” usytuowaną w nowych dowodach. Warstwa ta – zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy - zawierać bowiem będzie: dane zamieszczone w warstwie graficznej dowodu osobistego zapisane w postaci elektronicznej wraz z danymi je uwierzytelniającymi; certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia wraz z danymi umożliwiającymi identyfikację elektroniczną i uwierzytelnienie; certyfikat podpisu osobistego wraz z danymi do składania podpisu; certyfikat potwierdzenia obecności wraz z danymi umożliwiającymi jego użycie; oraz przestrzeń umożliwiającą zamieszczenie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego.

Na okoliczność, że powyższy opis jest rzeczywiście dużym uproszczeniem wskazuje art. 12b ustawy. Już samo uzyskanie kodów PIN stanowić bowiem może „wyzwanie organizacyjne”. Użycie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego będzie możliwe po uprzednim ustaleniu przez posiadacza dowodu osobistego kodów dla każdego z tych certyfikatów odrębnie. „Ustalenie” (nie sposób – nieco na marginesie – wydedukować dlaczego prawodawca posługuje się wyrażeniem „ustalenie”, zamiast zrozumiałego obywatelom „uzyskanie”) tych kodów następować będzie w siedzibie organu gminy przy okazji odbioru dowodu osobistego lub w każdym czasie po jego odbiorze. Oznacza to, że ustawodawca nie przewiduje innej drogi uzyskania kodów (które się – po ich wykorzystaniu do operacji uwierzytelniania – przecież „wyczerpią”) niż stawiennictwo w urzędzie gminy. Jest to o tyle zastanawiające, iż ustawa przewiduje jednocześnie, że po ustaleniu kodów, posiadacz dowodu osobistego będzie mógł – również przy użyciu przeznaczonej do tego aplikacji (będzie do pobrania na stronie internetowej Ministra właściwego do spraw wewnętrznych) – w każdym czasie dokonać ich (tj. kodów) zmiany, a w przypadku zablokowania kodu dla certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikatu podpisu osobistego obywatel będzie uprawniony do odblokowania certyfikatu.

Zauważalne jest przy tym, iż certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia zamieszczany będzie w dowodzie osobistym tej osoby, która posiada nie tylko pełną, ale też i ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Natomiast certyfikat podpisu osobistego uzyskają jedynie te osoby, które legitymują się pełną zdolnością do czynności prawnych, a także przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego wyraziły zgodę na zamieszczenie tego certyfikatu, albo – w przypadku osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia – zgodę tę wyraził rodzic, opiekun prawny lub kurator tej osoby.

E-dowód (podpis osobisty) w Kodeksie postępowanie administracyjnego

Możliwość użycia podpisu osobistego w prowadzonych postępowaniach administracyjnych zagwarantowano odpowiednią nowelizacją Kodeksu postępowania administracyjnego[3], dotyczącą potwierdzania pełnomocnictw, składanych podań oraz uwierzytelniania odpisów dokumentów oraz zaświadczeń.

Warto zatem zauważyć, że w art. 33 § 2a Kpa ustawodawca określił, iż pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Ponadto, ze znowelizowanego art. 33 § 3a Kpa wywodzimy, że jeśli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się opatrując odpisy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Oznacza to, iż posiadacz e-dowodu będzie mógł żądać przyjęcia potwierdzenia (uznania podpisu) złożonego pełnomocnictwa w sprawie korzystając z aplikacji internetowej.

Nie budzi też wątpliwości, że Kpa już dotychczas przewidywał wnoszenie podań w drodze elektronicznej, podpisywanych za pomocą „narzędzi elektronicznych”. Wynika to z art. 63 § 1 Kpa stanowiącego, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej. Oprócz tego z § 3a wynika, że podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej. W moim przekonaniu, podpis osobisty (za pomocą e-dowodu) wpisuje się w treść sformułowań „za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej” oraz „uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej”. Tym samym, choć w cytowanym przepisie użyto sformułowania „podpis osobisty” nie było potrzeby – dla powstania uprawnienia do podpisywania podań z użyciem nowego e-dowodu – dodawania tego wyrażenia, a prawodawca – jak przypuszczam – kierował się zasadą spójności i jednolitości prawa.

Trzeba również zwrócić uwagę, iż znowelizowany art. 76a § 2a Kpa wskazuje, że w okolicznościach, gdy odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego (ale tylko takiego, którego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym) poświadczenie jego zgodności z oryginałem, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Tym samym, również notariusz bądź profesjonalny pełnomocnik strony będzie mógł poświadczać odpisy pism za pomocą e-dowodu.

Zastosowanie podpisu osobistego (tj. użycie e-dowodu) przewidziano również w okolicznościach, gdy strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego (np. gdy w danym urzędzie nie wdrożono ku temu możliwości technicznych). Ze znowelizowanego art. 220 § 3 Kpa wywodzimy bowiem, że strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego podpisu zaufanego albo podpisu osobistego.

Podsumowanie

Z powyższego zdaje się zatem wynikać, że prawodawca przynajmniej wstępnie, przygotował dość spójną podstawę prawną dla zastosowania e-dowodów (a co za tym idzie podpisu osobistego) w postępowaniach administracyjnych prowadzonych na podstawie Kpa. Jakość poddanych analizie regulacji oceni i zweryfikuje dopiero ich stosowanie w praktyce.